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大型企业商务会议的接待流程是怎样的

时间:2018-10-18

大型商务会议的接待流程是怎样的?你了解么?西安会议策划公司——尚菲文化传媒公司整理了一场企业商务会议的流程,希望对你能有所帮助。
一、会务工作总体思路
首先将会务工作分解为各专项任务,明确分工、保证质量;确保每项任务均有专人负责;确保每项任务均须制订周密的工作计划;最后要确保计划的每个环节、步骤均须严格落实。
二、会前准备
(一)成立会务组 
1.会务组组长:总体负责。 
2.文秘材料小组:负责组织、收集、整理、编印会议材料,会议记录(及录音录像)、会议纪要与总结起草。
3.后勤保障小组:负责会议的会场、吃饭、住宿等后勤保障事宜。  
(二)明确会议概况
西安会议策划公司建议全体办会人员应明确会议概况,了解以下基本内容:会议主题、会议的级别与规模、参会人员(与会人员的姓名、单位、职务)、会期与日程安排(会议日期、天数、议程、活动安排等)、会议经费申批。 
(三)下发会议通知、登记代表名单
1.责任人:文秘材料小组。 
2.责任:在落实以上各项工作后,起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括:会议主题、参会人员、会期安排、会议地点与联系电话、会务组联系人与联系电话、报到日期、有关事项(如要求自带有关材料、物品等)、会议回执、会址交通导引。 
3.落实:会议通知以传真(可包括电子邮件)、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后,会务组联系人负责按会议回执登记报名情况,形成《会议代表登记表》,制作会议名册。登录工作应尽早完成,并在此基础上制订《会务接待指南》。
(四)选定会议地点 
1.责任人:后勤保障小组。 
2.责任:联系几家酒店,实地考察、比较。一般西安会议策划公司会调查这几个项目:客房、会场及其他服务项目的价位;了解各家的客房、会议室、休闲设施、环境等,房间有无网线,是否包含早餐;了解各家的办会经验、餐饮质量、服务态度等;交通是否便利;当期有无接待能力。
3.综合比较后按优质低价原则选取一家,签报领导批准。领导批准后,立即完成以下工作:(1)与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣;(2)根据会议预算领取支票
(五)准备会议材料、用品 
1、责任人:两组分工协作。
2、材料内容:会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外,还应包括:(1)会议代表名单(附房间号);(2)日程安排,各项活动地点及注意事项等 
3、会议用品:会议用品由后勤保障小组负责,应准备的会议用品包括:
(1)与会领导桌签、会议代表证、会场条幅(可由宾馆代为制作)
(2)文件袋、笔记本、笔 
(3)录音机、照相机、摄像机 
(4)便携机、打印机及纸张、投影仪(根据需要)
(5)花卉、水果及方便食品(可由宾馆准备,或自行购置、分发) 
(6)药箱(备常用药品)
(六)餐饮安排 
1、责任人:后勤保障小组
2、责任:与酒店紧密协调,尽早落实以下工作:吃饭人数,包间预订,烟、酒水准备,饭后车辆安排。
(七)会场安排 
1、责任人:后勤保障小组
2、责任:与宾馆紧密协调、现场核查,尽早落实以下工作:会议室,领导临时休息室,各次分会的会场布局,包括:大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响灯光、摄像负责人、投影仪。
(八)文体活动安排(会后去周边旅游景点应按实际时间安排) 
(九)房间安排 
1、责任人:后勤保障小组。
2、责任:在确定了参会代表名单之后,即在宾馆订房、安排房间,包括:房间内水果、烟、矿泉水的摆放。
三、会中服务 
(一)接站 
(二)签到
1.在正式报到前日,应完成以下工作:将分装好会议材料的文件袋运至宾馆;统一领取代表餐券并分装至文件袋;统一领取代表房间钥匙;在房门上粘贴印有代表姓名的纸张;花卉、水果等分发到各房间;准备好签到簿、订票登记单等待用。 
2.签到工作包括以下环节:在宾馆门厅悬挂欢迎条幅(或设置欢迎引领标牌);在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到。
3.代表签到过程包括在《会议房间安排表》上签到,领取会议文件袋,领取房间钥匙,最后西安会议策划公司提醒要记得确认返程日期及订票。
四、会后收尾
(一)退房、送站 
(二)纪念品的发放

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