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活动公司,活动主办方如何做好媒体邀约工作?

时间:2019-09-19

如今但凡是大型商业活动随处可见媒体人的身影,他们有报道素材,而企业则可以借机扩大活动的影响力和品牌知名度,达到了“双赢”的局面。那么作为活动主办方该如何正确邀约媒体呢?且听西安活动策划公司——尚菲文化慢慢道来:
简单来说,邀请媒体到活动现场采访报道的过程就叫媒体邀约。当商业活动、企业活动专访需要曝光,以扩大影响面时,就需要活动主办方进行媒体邀约了。注意:一定要邀请新闻记者而非媒体的广告业务部门人员。
媒体在活动中的作用主要有两种,一种是媒体作为媒介传播渠道,帮助主办方扩大活动影响力,增加关注度,一种是媒体作为活动的承办方或合作单位,深度合作,专题报道。通常媒体邀约在性质上有着明确的要求:
(1)活动内容及主题具备一定商业性正面宣传;
(2)活动面对社会公开;
(3)主办方具备正规企业资质或行业资质;
(4)活动稿件或发稿方向贴合实际与活动。
筛选媒体时,应结合传播主题、传播策略来考虑。根据活动的特点、主办方想要传播的受众类型和预计传播效果,确定媒体的类型、行业、地域、传播范围等。活动策划者在进行媒体邀约前一定要有详细的媒体规划表和流程表,之后要完成以下工作:
1、正式与媒体记者对接
首先活动策划者需明确邀请媒体到现场的目的,包括邀请的媒体有哪些组成部分(主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒?还是KOL或网红),然后需要做一份邀约媒体的详细名单,再一一取得确认联系。
一般来说,除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方,媒体才会选择到场。所以95%需要媒体邀约的公司或机构建议选择外包给专业的媒介公司来负责(尤其是媒体数量较多的时候),策划人要提前计划好媒体的数量,活动的预算,最终的传播效果。注意:确定好邀约媒体后,应提前一周与该媒体记者签订合同,并通知对方。
2、确认媒体记者现场事务
落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些?如:活动现场造势,新品重点拍摄,采访领导讲话等,提前为媒体准备好一份比较详细的采访前的大纲、流程,以及活动的背景介绍。
3、安排出行日程
确认媒体和流程等事务后,就需向到场的媒体发送邀请函,邀请函分为纸质邀请函(和信封形似)、电子邀请函、DIY邀请函。邀请函内需注明:活动主题、活动亮点(宣传亮点)、媒体到场的时间和地点。要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时,如果媒体是从异地赶到现场的,需再注明交通出行方案,并且将是否会有专车负责接送等问题落实到文字上,包括住宿接待。在邀请函的签到时间上,一般要比活动正式开始时间提前半小时为宜。
4、确认活动邀约媒体后,要及时跟进,确认最终到的媒体人数,到来的方式,具体负责人和电话等。
多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天,因此应把新闻发布的内容安排在最初的阶段,至少保证记者的采访工作可以较早结束,确保媒体次日发稿。
进行媒体邀请时,既要吸引记者参加,又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上,既不能过多,也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加,如活动现场气氛热烈,应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。
邀请一般以提前3-5天为宜,发布会前一天可做适当的提醒。媒体记者较多时可采取直接电话邀请的方式;相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时则可采取书面邀请函的方式。
5、提供新闻通稿及其他资料
商业活动中记者是不负责撰稿的,因此需要活动主办方提前准备正规合法的新闻通稿。网络媒体通稿字数一般1000字左右,可配1-3张图片,平面媒体一般200-300字左右。如果邀请视频媒体或者电视台,还要提前准备好配音字幕稿和重要人物名称、职务等。
提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次应为:会议议程;新闻通稿;演讲发言稿;发言人的背景资料介绍(包括头衔、主要经历、取得成就等);公司宣传册;产品说明资料(如果关于新产品的新闻发布的话);有关图片;纪念品(或纪念品领用券);企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络);空白信笺、笔(方便记者记录)。
6、、活动流程对接
西安活动策划公司表示,一定要提前告知媒体新闻记者活动的流程,最好记者到场之后给他们一份流程表。如果有采访环节,采访时间不要安排在活动最后,活动主办方要提前为记者提供采访稿。
7、媒体到场接待
如果不是特别大规模的商业活动,媒体公关人士不会亲自到场,但是会指定一个记者作为领头人带领其他媒体记者一并到场,活动主办方要专门派一个负责接待的人与媒体负责人联系。
活动现场会有媒体记者的独立签到处,还要有礼仪接待,负责指引媒体进入会场坐席,如现场有产品体验区和采访环节,也要安排妥当。活动结束后,也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。
双方碰面后,如有其他交代可当场协商,活动现场应为媒体记者安排座位和饮用水,媒体记者准备离开的时候可送对方一份伴手礼以增加好感,有利于后期的宣传和合作。
8、跟进发稿情况
一般在活动开始前、活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中,活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在发稿的环节,也会遇到媒体拒稿或审核不通过时,所以,一定要提前备好补充媒体名单。
9、活动宣传报道
活动结束后,一般媒体记者会按照活动主办方事先准备好的新闻通稿在对应的媒体上进行报道,但也可能有部分媒体参加活动之后觉得内容或者标题和实际活动不符合,会进行适当的修改和调整并不会提前告知。另外,如甲方想要用自己拍的照片放在新闻通稿里,需提前告知公关公司和记者协商。
10、合作反馈汇报
活动宣传报道之后,媒体公关会对本次邀请的媒体进行宣传报道的信息进行整理汇总给甲方。电视台播放会提前通知甲方播放时间,让甲方注意收看,有部分电视台有网络播放链接可提供,视频媒体提供链接,网络媒体提供新链接和收录截图,报纸/杂志媒体有部分有网络链接提供,并且会寄至少一份样报/杂志给甲方,网红主播提供回放链接,KOL提供宣传链接。
注意事项:
电视台和视频媒体不提供源视频,不接受提前给甲方看并且修改;
报纸杂志媒体刊登一般都是文字内容为主,如需插图需提前协商;
部分媒体会对宣传内容进行适当的修改调整,并不会提前告知;
活动信息一经报道,不能修改,不能删除,不能在相同的媒体重复发布。
11、保持良好互动
媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的,并非是纯粹的商业合作关系或利益冲突关系,所以,需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要,逢年过节代表公司送送礼品和贺卡之类的也很重要。必要时可以组建一个服务于公司的媒体沟通群。
西安活动策划公司——西安尚菲庆典礼仪服务有限公司拥有一支专业策划、设计、执行能力强的精英团队,有丰富的媒体资源和供应商资源。在激烈的市场竞争中靠自身独特的优势,在同行业中独树一帜,深受业界和客户好评!

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