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西安会议策划公司,论坛策划要点

时间:2019-09-18

前几天和朋友聊天偶然得知领导让他负责组织一次大型学术论坛,可是他之前并没有组织类似活动的经验,怕自己弄不好这场活动,害公司丢面子不说,自己恐怕也要受批评。正好西安会议策划公司——尚菲文化曾经策划过很多大型会议活动,为朋友帮忙也是义不容辞的,便连夜整理了一份策划论坛会议活动的要点,希望能帮到对方吧。 
在小编看来,会议论坛基本都是有目的性的命题作文,因此策划前先要了解会议主办方的意图,自身有哪些优势资源,再根据主办方的意图,确定论坛形式、论坛主题、规模、地点、时间、赢利点,做好优势分析和难点分析,形成一个会议说明文字报给会议主办方。会议说明中主要包括:会议背景、论坛概况(含论坛主题、举办时间、指导单位、主办单位、协办单位、承办单位、支持媒体),参会人员类型数量、内容设置(含结构说明、会议流程)。
将会议说明交给会议主办方后,对方就基本可以确定论坛主题了,尤其是相关领导发言主题一定要慎重选择。
如果有分论坛,确定时需要一定时间和经验。主论坛发言通常包括:领导致辞、主旨发言、所在政府或企业领导发言,主办方发言。具体的话题的话,一般要按照发言嘉宾的身份来安排发言话题和时间。嘉宾和领导发言的内容,策划人只能给出建议,具体的发言题目(或PPT发言题目)需要领导自定。策划时应抓住主题,通知嘉宾时一定要给出论坛会议的大致主题,嘉宾可完全按照主题做准备,或者准备与该主题相关的发言内容。一般上午会议(或者上半场)主要照顾领导、赞助商、主办方。
西安会议策划公司看来,论坛会议要想做出特色,使之具有影响力且能够被媒体关注,令赞助商和参会者满意,形式万不可单一。除了领导层次的演讲发言外,还要设立活动发布、刊物发布、机构成立仪式、项目签约等内容。这些活动环节时间不可过长,可放在领导们发言完毕之后,具体分主题发言之前,或者直接放在所有人讲完之后,会议茶歇之前。
论坛会议策划还应考虑赞助商的需求,可派专人在签到台发放赞助商资料、参会证、手提袋,会议背景板上可添加赞助单位logo,讲话过程中让赞助商领导发言,允许让赞助商领导和支持单位大领导在贵宾室见面照相,会前和茶歇播放赞助单位宣传视频等。
互动交流环节一般会在舞台上摆放4~8个椅子(算上主持人的),呈浅弧形,让中间的大领导面对观众,最远处的可以是侧脸,但是尽量都面对观众。投影或LED大屏中即时播放领导发言画面。什么时候全景,什么时候特写,相关技术人员一定要提前和发言人商量好。
通常论坛会议是由主持人串联整个交流,抛出话题,引导各位嘉宾说出自己的观点,基本都是按照职位高低、影响力来安排其发言顺序。互动环节主要分为台上嘉宾互相之间的交流,以及台上台下互动两部分。注意:互动环节不要超过1个小时,台上嘉宾讨论话题不要超过3个,台上台下互动话题也不要超过3个,否则会耽误很多时间。
一般半天的会议,以上部分就足够了,但是如果是全天会议,或者多天会议,就需设置分论坛了。分论坛设置有几个原则:
(1)招商优先,按照赞助商的需求设定分论坛主题和规模形式;
(2)热点优先,积攒人气,以便对外招商和宣传;
(3)选择领导们最得意最喜欢的事;
(4)为了凸显主题而设置的分论坛。分论坛和主论坛之间可能换会议室,至少有一段时间的间隔,所以形式上可能有转变,分论坛可单独选择形式,如:U形、回形等。
致辞+演讲+发布+互动,便可基本已经满足一般会议论坛需要。但是为了满足赞助商,或者实现盈利的需要,可能还涉及到会后集体参观、考察环节。
除此之外,策划会议论坛时还应注意以下几个问题:
1、媒体宣传:分为内外部分,既可选择自己做活动官网、活动专题、新闻报道,也可借助外部媒体来宣传。活动官网/专题主要包括:活动介绍、流程介绍、拟邀嘉宾、报名表下载、现场实录、赞助广告位等。媒体不要花太多钱,也无需太多,但一定要注意类型,网媒、报刊、视频、专业媒体、当地媒体等都要考虑到;
2、物料:包括会议手提袋、会议手册、项目手册、参会证、背景板、易拉宝、水牌等,这些需要提前设计、制作,同时也是招商的项目。一般嘉宾、招商在会前两三天才能确定完,会议手册应提前2~4天拿到。其他的物料,如果是在本地的话,会前拿到即可;
3、会议招商问题:会议主题形式都要和招商赞助相关,这一问题应贯彻会议始终;
4、会议的流程控制表、任务分工表、物料表也一定要在策划阶段准备好。
大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点,西安会议策划公司——西安尚菲提供一套专业的全流程解决方案,贯穿会前、会中、会后,为会务组节省心力、提高效率,并优化参会者的参会体验。
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