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西安会议策划公司,举办大型室内会议的流程

时间:2019-09-12

长期从事会议服务的人应该都知道,因受场地影响,在室内和室外举办会议是完全不同的,无论是前期准备还是会场布置、会议期间安排以及会后善后都会因此而发生一些改变。接下来西安会议策划公司——尚菲文化要和大家说的就是关于室内举办大型会议的流程和注意事项,希望能带大家有所帮助。
1、确定参会人数
任何一场会议举办前都先要确定与会人数,然后再统计这些人将从哪里来?确定好人数后,就要开始确定邀约人,准备好邀约。
2、明确会议主题
将会议的人数确定后,策划人员将要开始确定会议的主题,而后要培训即将邀请嘉宾的邀约人,使之能准确将本次会议的会议主题、亮点以及会议中参会者能够得到的重要信息传达给与会者。
3、会议邀约
前期确定的会议人数就是本次会议要邀约的目标。为了达到会议目标人数,建议大家集中式邀约。在邀约过程中,团队成员间要相互不断的总结经验,对邀约过程中出现的问题应及时纠正并且再次培训,再次邀约。邀约成功的要及时鼓励表扬,让团队邀约始终保持一种高昂的状态。
4、确定会议流程
会议流程的设置将直接影响本次会议的实施效果,会议流程也能让工作人员明确自己的任务,知道每项任务的时间节点,而负责人也可根据流程监督会议准备情况。
5、提前准备相关物资
一场大型的会议活动所需要的物资很多,包括宣传物资、生活物、接待物资、各种奖项物资等。建议策划人员提前列好一份物料清单,采购人员也好对照清单进行购买。注意:各物资准备细节尽量责任到人。
6、会议前两天的定向
一场大型会议活动要想成功举办离不开会前的定向,因此策划人员应充分利用会前定向,让每一个工作人员知道在每一个环节自己工作的细节,以及团队之间如何配合。会议定向过程中更要不定时抽查工作人员,看其是否明确自己的工作内容,并且知道如何去做。
7、会前再次确认参会人数
为了确保本次会议的质量,西安会议策划公司强调,会前一定要对前期邀约到场的人再次确认。在确认的过程中人数可能会出现一些变化,现场执行人员要根据与会人数做出相应的调整,如场地大小、物资礼品等。
8、会中要及时关注嘉宾到场时间,到达现场的人数,以及会中各个环节需要衔接的部分。执行人员要根据会中效果及时作出适当的调整。
9、会后,全体工作人员要做好本次会议的总结工作。具体来说要总结本次会议中的优势和亮点是什么?会议中还有哪些方面可以提升?在接下来的会议中该如何完善?
除此之外,以下细节也是筹备室内大型会议活动时应注意的要点:
(1)会场布置
不同的会议在布置会场时也是不同的,作为现场布置人员,要掌握会场的温度,及时检查会场灯光设备。涉及到媒体邀约的,安排座位时还要留足媒体的座位和排场。另外,还要考虑到人员紧急疏散问题,会场要有明显的紧急疏散标志。
(2)人员组织
尽量做到专人专职,会前半小时要提醒所有与会人员即使入场,以保证会议的顺利进行。现场工作人员应提前培训好,注意言行举止,尽量穿正装出席会议。
(3)休息室的安排
休息室要提前准备好一些饮品和水果,方便到场的嘉宾可以在休息的时候使用,休息室的椅子也一定要足够。另外,洗手间要有特殊标志。
大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点,西安会议策划公司——西安尚菲提供一套专业的全流程解决方案,贯穿会前、会中、会后,为会务组节省心力、提高效率,并优化参会者的参会体验。
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