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西安会议策划公司,举办峰会的注意事项

时间:2019-09-05

随着经济的飞速发展,似乎举办行业峰会已经成为了常态。不管行业如何、规模大小,大家都会在行业带头人的领导下一起坐下来聊聊当下的行业发展现状,分析局势,同时制定未来的发展方向顺带交流感情,看起来真的挺不错的。这样的盛况也让会议公司赚得盆满钵满,不过细说起来要想成功举办一场行业峰会,要注意的问题也是不少,且听西安会议策划公司——尚菲文化慢慢道来。
1、场地住宿
小编提醒会议主办方,在预定会场前一定要带人实地勘查一遍现场,如果有客房餐饮需求的话,一并都看了。与场地方沟通时,要询问清楚场地的租赁费用和使用细节,搭建时间安排在什么时候?茶歇有没有?有没有单独的VIP休息室?自助餐怎么算,多余的餐券可以退吗?客房晚宴会场一起订是否有折扣价?VIP来之前必须先拿好房卡,人一到直接进房,不能在前台等开房。
大型的行业峰会还要确认是否在主会场旁边免费提供现场办公室,并配备打印机、网络等办公用品。会议结束后翻台进行晚宴时,翻台的细节也要提前和对方确认好。时间多长?参会人员这段时间去哪里?要求高的会议,酒店人员翻台时是不能让参会人员看到的。
2、晚宴
如果与会人数在100人以内,会议时间也是一天,加前一天的接待和欢迎晚宴,加会议当天的晚宴及下一天的送机,且所有活动均在室内的话,不用换场地,在同一家酒店进行便可,还可以节省一些预算。但是具体要根据会议情况来勘查及确认场地。
3、会议场地
选择会议场地时,参会人数在100-300人,可以参考酒店较大宴会厅;参会人数达300-1000,场地可以参考小剧院(能容纳一千以内的)、大型会议室,以及一些可以容纳这个人数的酒店宴会厅;如果规模达到2000以上,通常会用到体育馆、剧院、会展中心等,这些场地需要会议主办方提前向场地方提供会议的详细方案,尤其是嘉宾安排、活动流程、搭建布置、用电情况,有的需要走消防审批,甚至需提前向公安局备案。
如果要办好一场成功的峰会或论坛,其实只要做到两点,一切就都水到渠成顺顺利利了。
4、议程(时间、地点、流程)
会议的议程是会议的指导性文件,确认会议议程,可以更加清晰详细地了解整个会议的进行步骤和情况。会议议程中需详细标明会议进行时间(一天?两天?还是一周?),会议中期哪个时间段干什么事情,进行哪一个流程。执行人员需与主办方确认好每一个流程的详细信息及注意事项。
5、车辆接待
车辆接待是一件很繁琐的事情,需做到专人专车,车的型号和颜色也要统一,同时要提前将车清洗干净。除非对方要求与其他人共用一车。
西安会议策划公司强调,一定要提前规划好VVIP和VIP的车辆路线。建议安排专门的人员提前到会议所在城市进行路线彩排,将从机场到酒店、酒店到会场(如有需要)、会场到机场的开车路线走一遍,在嘉宾用车差不多的时间段,分别挑出最短路线和最不拥堵的路线。彩排时每车跟一个人,记录下每个路口怎么走,总共用时。回去后选出最佳路线,然后制作路线图,作为 VVIP和VIP车辆司机的培训资料。
每位司机必须按照路线行驶,这样车辆和嘉宾在路上的时间就非常容易掌控了,甚至酒店停车场到酒店正门的路线所需时间也要包含在内。
另外,接送普通嘉宾和媒体的车一定要分开,一般这种车都是中巴或大巴,必须保证每车等待时间不超过30分钟。会议主办方需提前算出路上所需时间及嘉宾、媒体抵达时间,确定好用车数量,这就需要安排好机票了。
之后要有专人负责排好嘉宾接待表和接车的内容了,包括VVIP及VIP接待车辆的车牌、颜色、司机姓名、电话;普通嘉宾、媒体接待车辆的车牌、司机姓名、电话。
再就是到会议场地或酒店确认停车位并且提前给司机培训了。
6、酒店服务
接到人到酒店后,VVIP和VIP要提前和酒店沟通拿到房卡,使其一来就直接进房间。他们的房间需提前准备,通常酒店会有一份小的欢迎礼物,需要和酒店确认,不行就让他们换,或者就只上卡片,礼物由会议主办方自己精心挑选。注意:VVIP及VIP的礼品、流程、发言稿、嘉宾证等资料需提前放进他们房间,房间内要提前准备好饮料、小吃等,鲜花须每天更换新鲜的,直至贵宾退房。
普通宾客:在酒店大堂设立一个会议活动接待台,提前将所有房卡拿到,嘉宾和媒体要分开签到。注意:接待台应保证一直有会议主办方工作人员在,相关的话术和Q&A也要提前培训好。
7、礼仪
礼仪要提前培训好,服装、妆容要统一,妆容包括发型、眼影、眼线、唇彩、发饰等,注意:礼仪不能涂指甲油,染头发,戴耳环、项链,一定要提前彩排(尤其是颁奖环节)。
8、保安
保安也要统一服装,身材发型都要尽量统一。酒店们门口接车、会议现场、晚宴外场、从VVIP休息室到会议现场的通道、以及会议主办方的临时办公室门口,都要安排保安人员。他们要提前做好话术及Q&A培训,不能光站那儿一问三不知的。有些VVIP甚至需要全程保安陪同,这些保安都要仔细挑选,形象要好,人也要聪明。
除此之外,像搭建、场地布置等问题都要看供应商能否理解到会议主办方想要的会场效果,这就需要执行人员多次与供应商沟通了。
大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点,西安会议策划公司——西安尚菲提供一套专业的全流程解决方案,贯穿会前、会中、会后,为会务组节省心力、提高效率,并优化参会者的参会体验。
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