西安活动策划公司，如何考察演唱会场地？

时间：2021-12-10

随着文化产业的繁荣发展，每年我们都会看到数千场演唱会、音乐节、电音节，赞助商、歌手、活动公司等从中也赚取了不小的利润。观众对音乐的要求也随之提升了。演唱会要想吸引到更多观众，除了歌手本身实力过人外，舞台设计更要花费足够的心思，这就需要活动公司前期做大量的准备工作。其中考察场地就是不可缺失的一大环节，下面西安活动策划公司——尚菲文化就来谈谈考察演唱会场地时的注意事项吧。
1、场地考察准备
就算现在信息再怎么发达，还是有一些东西需要专业人员去现场实地考察，得出准确的数据的，这样也可以避免很多麻烦。
活动公司可先通过网络地图了解到相应场地在城市中的地理位置、交通线路（特别是比较近的地铁站点、地铁的营运结束时间）；然后通过票务平台了解近2年该场馆举办的活动信息，利用微信公众号、微博、贴吧、豆瓣等平台了解该场地的活跃程度。
完成上述背景资料的收集后，就可以通过官网信息、微信公众号、114号码台、朋友介绍等渠道，获取场馆业务负责人的联系方式，并建立初步的联系。联系过程中，应尽可能在场地考察前获取场地简介、场租报价单、可用档期等信息及材料。
这些也是场地考察的一部分，网络搜索信息获得越便利、越齐备，说明场地运营越成熟，工作人员越市场化、职业化。同时场地的调性是否与演唱会相符，场地的热度能否给演唱会项目的后续宣传和售票加分，这些也是要综合考虑的。
2、用图沟通
如果场地的档期、场租和市场前景都能被接受，接着就可与场馆业务人员正式约实地场地考察了。注意：邀约时务必让场地方准备一套场地的平面图，一套场地推荐的常规演唱会票版图（单边台和中心舞台各一份）。如果是大型综合性室内或者室外场馆，还需要场馆方准备好一套各个楼层的平面图、吊点图，以及可能的剖面图。尽可能向场地方拷贝整套上述图纸的CAD原件，这样就能省去了现场反复测量的麻烦。
到达场地后，迅速与场地工作人员“看图说话”。
（1）场地（馆）平面图
对应场地（馆）平面图先了解：普通观众主入口（有些大型综合性场馆，观众也可能按楼层，从不同入口进入，更加需要详细了解清楚）、VIP观众入口、工作人员入口、艺人入口；客人车辆入口、工作人员车辆入口、艺人车辆入口；VIP停车场、普通客人停车场、装卸车辆停车场。这些了解清楚后，就能对整个场馆的整体结构和功能区设计有一个框架概念了。接下来一定要问清楚这些通道分别对应哪些票和证件，特别是车证和人证，谁设计、谁审核、谁发放，常规总数多少，主办方能分到多少，还要问明白一般现场公安指挥点具体位置在哪里。
（2）票版图
对着票版图先了解：舞台方向位置、控台位置、追光灯位置；内场座位数量、看台座位数量、常规可以销售的座位数量；包括内场座位在内的所有的临时座位由谁来提供，有没有增加费用；内场通道距离有没有明确的要求；需要预留的场地赠票数量及位置、其他相关政府指导部门需要预留的赠票及可能的防涨票数量、安保定位票位置；场地其他没有体现在票版图里的座位，如主席台、包厢等，涉及的座位数量是多少，主办方可以分到多少；场馆对票务系统有没有什么限制和指定。常规票务信息了解清楚后，一定要问清：“这些预留票、赠票有可谈空间和弹性吗？预留票和赠票的印发是必须通过主办方的认可吧？时间点是主办方控制的吧？可以写进合同吗？”
（3）吊点图和可能的剖面图
对着吊点图和剖面图先了解：场馆高度多少，空中部分总承重量、吊点是否均匀分布、吊点是否有配套的马道、场馆是否有母架、做吊点需要做哪些保护、是否有高空作业的特殊要求、设计吊点的时候有多少场馆设备设施（视频吊舱、赛事音响等）需要避开、场馆在吊点和承重方面的审核方式和要求、有什么时间节点要求。在询问的时候还可以多问一个问题：“熟悉场地吊点的公司有哪几家？”
在了解完上述基本信息后，就要实际走一遍现场，了解一些细节了：
1、工作人员动线
作为演唱会主办方，应先从工作人员的动线走起，即从装卸区域和后台区域走起。这一过程中需要了解：
（1）场地所在的城市区域，有没有卡车禁行的时间限制；场地有无独立的装卸区域或平台、装卸区域面积有多大、可以停靠多少辆、多少尺的集装箱卡车；通道的最窄和最矮点位在哪里，分别是多少米、能堆放航空箱或集装箱的面积有多大；场地用于装卸施工使用的货梯有多大、最大承载量是多少、标准操作时间是几点到几点。
（2）场地主要电源有几个、分别在哪里、电源容量是多少；如果主办方自备发电车停靠位置在哪里；后台和搭建区域需要做哪些地面保护措施、场地是否有针对草坪、制冰设备等特殊设备的保护措施；场地是否有现成的线槽、如果没有线槽，所有走线的要求是怎样的。
（3）搭建区域的地面承重是多少、是否可以直接上卡车或叉车、场地地面区域是否有特殊的设备设施在部分区域是不受力的；场地是否有规定的追光灯位置，如果占用座位，常规每个追光灯要预留多少张占位票；舞台搭建完成后，消防灭火装备是否还需要主办方添加；搭建施工是否是24小时的，是否有额外的加班费产生、如果有标准施工操作时间段，规定是怎样的。
看完搭建部分，可以开始看后台部分。需要了解的有：
（1）后台房间和化妆间有多少？分别多大？有几间是带卫生间的？平时主演艺人使用哪几间房间？分布在什么区域？走到舞台的动线是如何设计的？化妆间是否和公众区域或普通观众有实体墙隔断？还是通过栅栏或临时铁马进行隔断？
（2）后台可以提供哪些现有家具？后台房间的网络解决方案是怎样的？房间是否可以进行布置？工作人员及艺人用餐方案如何解决？是否有独立的空间可以支持后台自助餐，是否每间房间都能使用餐饮？后台是否有专用厨房，可以给到艺人团队厨师自由发挥？后台是否有洗衣房的设计或预留位置、对大功率电吹风、烧水壶、电熨斗、电磁炉有什么限制和要求？
这些问题问的越清楚，演唱会主办方在向经纪公司或者艺人团队沟通的时候越有底气。
2、观众动线
搭建和后台区域的工作人员动线走完后就需要重新从场馆外围开始，走一遍普通观众的动线。过程中需要向场地业务人员了解的问题有：
（1）场馆有没有现成的票房或者票务中心，如果没有，主办方或者票务公司是否可以搭建帐篷或者开一辆中巴车作为票务销售点，允许设置的位置建议在哪里，离观众出入口有多少距离？
（2）观众在演出开演前多长时间可以进场？
（3）场地有没有在公众责任险方面的要求？
（4）观众出入口的安检设备和检票设备是怎么安排的？是公安指定的，还是场馆指定的，还是主办方可自行选择，费用大概多少？
（5）是否能提供之前其他热门演唱会现场常规安保点位图、活动日大概需要配多少安保，时间跨度是多少、费用是多少？活动日现场会来多少公安及消防人员保驾？需要做什么相应的准备（如准备快餐、饮用水等）；警力、警车、消防车、救护车出警费是多少。
这些一定要问清楚，而且可以具体问一下各项工作的对接负责人分别是谁，有没有指定或者推荐的服务供应商。

西安活动策划公司表示，在观众动线上，还需要进一步了解：
（1）场地是否有足够的洗手间、如果安排临时移动洗手间，预留的位置在哪里、费用是多少？
（2）平时活动日网络信号或者4G信号如何，是否还需要安排应急通讯车？
（3）观众的餐饮服务是如何解决的？特许商品售卖是否有固定的模式？
（4）离场地最近的地铁站在哪个方向、距离多远？场馆的配套或者周边停车场在哪里？有多少车位？
这些信息看上去与演唱会买票没有实质性的关联，但是这些是演唱会主办方宣传的亮点，也是粉丝关心的一大问题，可以增加客户黏度、提高企业美誉度。
3、拍摄、媒体动线
近几年演唱会现场转播和网络直播的需求越来越多了，要求也越来越高，因此场地考察一定要考虑到现场拍摄以及相关联的现场记者、媒体的细节安排问题。演唱会主办方需留心：场馆是否有转播机房、是否有现成的导播间；对活动现场的摄像机位、摇臂、飞猫是否有特殊的规定和限制；场馆是否有停靠转播车、卫星车的专用停车位置；场地是否有足够的网络带宽支持网络直播；场地是否有独立的新闻媒体中心可供媒体群访或新闻发布会。
4、VIP动线
考察场地时还需务实地看一下场馆可以提供的贵宾休息室，同时要了解，贵宾休息室配套的停车场（位），以及由场馆外围到达贵宾休息室和由贵宾休息室到达观演区域的车辆和步行动线，看其是否足够私密？贵宾休息室的家具设备是否齐备，是否允许主办方进行简单的重新布设等。另外还要问清楚能提供的贵宾休息室需要什么申请流程？多少费用？是排他使用的，还是必须和场地共享使用的。
5、赞助商动线
考察场地还要走赞助商动线，即考察赞助品牌的展示区域。首先要了解演唱会赞助落地宣传的区域有哪些？其次了解场地是否有赞助排他规定？还要了解赞助商背板、落地活动等是否还需要支付额外费用。如果有赞助商现场落地活动，场地的审核机制是怎样的？外围是否有成熟的走红毯区域；场地的现有LED、广告灯箱、外立面、走廊、墙体、休息厅、观众席等空间是否可以呈现赞助广告。
其实可以直接问场地方:“可以参考一下之前最复杂的演唱会现场赞助方案吗？”如果对方很快就能给到你一个之前的案例，那基本可以判断在演唱会现场赞助落地这问题上，场地有例可循。
完成上面几大步骤后，就可以和场地业务人员细聊一下其他细节问题了：
（1）合同
首先要问清场租费可以覆盖多长时间，尽量精准到小时。在这段时间内，场馆的使用是否是24小时的，同时场地对演出时长是否有限制，场地是否会有演出日活动最晚必须结束的时间限制；如果还想增加搭建时间，是如何沟通和补签协议并付款的；合同款覆盖到什么配套服务；合同整体的付款周期是怎么安排的；合同是否还附带一定的押金要求。
（2）附加费用
演唱会主办方可以开门见山地问问场地业务工作人员，有没有场租以外的附加服务报价单，但不要过于相信对方给出的报价单。
除了场租外，演唱会主办方还需详细问一下的附加费用大致有：公共事业方面的制作电费、空调电费、空调使用费、场地水费、暖气费、热水锅炉费；附属的空间费用，如后台区域、VIP休息区、会议室、媒体室、工作间、停车位、特许商品点位、赞助商展示位；附加服务方面的费用，如工作证制作、现场检票、安保服务、安检服务、保洁服务、网络服务；特色收费项目，如摄影摄像机位费、演唱会赞助分成费、代报批服务费、餐饮费用、特许商品提成等。
这些都要问问清楚，因为这些合同外的服务内容一般都没有一个参考标准可寻，各个场地间的差异也巨大。
（3）指定供应商
很多场地在租赁过程中其实有一些指定的服务供应商，演唱会主办方需问清：舞台灯光音响搭建、吊点安装、安保、安检、搜爆、保洁、票务、餐饮、文化报批、公安报批、舞台检测、舞台消电检、消防阻燃处理是不是都有指定供应商，涉及的费用是多少。
（4）推荐供应商
问完指定供应商，一定要顺势问一下场地在演唱会相关配套服务方面，有没有认可的推荐服务供应商，如酒店、餐饮、后台家具、交通设备、舞台搭建、安保、报批等环节都可以问一下。
（5）其他
如果问完上面所有的问题，场地业务工作人员还是愿意继续跟你聊一会的话，可以轻描淡写地问问场馆目前运营合作的前三甲主办方、前三甲的票务合作、前三甲的舞台搭建、前三甲的安保公司，场地分别最喜欢跟哪个好伙伴，原因是什么。
对于外地的演唱会，一定要问一下场地公司组织架构是怎样的？届时合同签署人是谁？还可以问问身边朋友，场地租赁和后续演唱会推进过程中，谁能在最困难的时候施以援手，有没有场地大佬的联系方式，以备不时之需。
如果是陌生的城市、陌生的市场，当你离开场地的时候，可以询问一下当地出租车司机市中心最好的饭店包厢的最低消费金额是多少？答案大概就是这个城市常规演唱会所能承受的最高平均票价了。
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