西安活动策划公司，活动公司的服务流程介绍

时间：2021-12-10

生活中，当我们要举办大型商业活动时，首先想到的应该就是活动公司了。作为甲方，不想在谈判的过程中吃亏的话，就一定要熟悉活动公司的服务流程和套路。下面且听西安活动策划公司——尚菲文化就这个话题慢慢道来：
1、活动准备
（1）与活动主办方洽谈商业活动事宜，而后由活动公司向活动主办方提供活动接待策划方案和报价；
（2）活动公司邀请活动主办方实地考察活动举办场所；
（3）与活动主办方确认活动接待方案后，签订活动接待标准合同，之后确认活动主办者预付活动订金事宜。
（4）由活动公司在活动举办前制定活动工作人员服务标准条例及活动接待手册；
（5）准备活动资料（包括代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、活动配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。
2、活动进行
（1）机场、码头、车站：派专人、专车分批分时段按要求接站；
（2）活动酒店现场：活动秘书分发活动资料，并且负责来客接待；
（3）活动秘书协助会场布置及会场的会务服务，同时在活动接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。此外还要负责协助分发活动礼品及房间派送水果等会务工作；
（4）确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作；
（5）提前确认活动代表（客户）的游玩项目、休闲场所及消费和付费的方式；
（6）确认旅游公司为该活动提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、玩安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）；
（7）确认并保障活动期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作；
（8）确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作；
（9）协调活动期间的交通工具的安排；
（10）由活动公司代办嘉宾返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
3、活动总结
（1）完成活动总结、评估、活动主办方的意见反馈及处理工作；
（2）由活动主办方自行完成活动资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷嘉宾通讯录；
（3）完成与活动主办方的费用结算工作；
（4）欢送代表工作。

在具体执行过程中，活动公司还要考虑到活动创意策划、舞美设计、影视视频、演艺节目、媒体宣传及场地选择等问题。下面小编就这几个方面一一作以说明：
（1）活动创意策划：包括主题策划、流程策划、媒介策划等。活动公司必须绞尽脑汁想出多个活动亮点，让参与者对本次活动有深刻的印象。
在西安活动策划公司看来，主题选的好，可以为活动注入灵魂，后期的设计和策划都需紧密围绕着这个主题来进行。
在策划流程时，可从活动流程、行政庶务、人员配置三个方面来考虑。作为策划人员一定要有全局观念，从一开始就要考虑好开场、流程及结尾的事宜，活动目标则是一切活动的出发点和落脚点。
（2）舞美设计：主要包括活动的舞台3D设计，会场平面设计、宣传画册设计等。舞台设计是以“舞台”为标的物的设计，具体来说是指以舞台设备、灯光、布幕、音响、演出道具、悬吊与更换支架系统、戏服、戏妆为为标的物的设计。因其直接面对观众，而且也是活动设置极其直观的描述，所以，对于任何一场活动来说，舞台设计方案都至关重要。其他设计则包括活动宣传册设计、企业画册设计，邀请函设计、主背景设计等。
（3）影视视频：如在活动现场播放的企业宣传片、活动转场视频及企业微电影等。
（4）演艺节目：作为活动现场表演的节目，一定要根据活动公司的策划思路来慎重选择，一般幽默、风趣且符合活动目的的节目更受活动主办方和活动公司的青睐。此外，活动主持人的选择也要考虑到活动主题和活动目的。
（5）对于需要做媒体宣传的大型的商业活动，活动公司这边就要有自己强大的媒体资源做后盾。毕竟从前期活动的造势到后期的活动招商，都需要媒体作为铺垫。
（6）活动场地的选择：对于活动在室内还是室外，酒店还是别的地方举行，都要慎重考虑。总之一定要符合本次活动的主题和活动性质、规模。如果选择在酒店举办，从企业形象的角度来考虑，重要的活动建议选择五星级或四星级酒店。
（7）现场管理
对于大型活动来说，极其考验活动公司的现场执行能力。如何管理现场人员？如何保证不出乱子？如何精确预知活动进度？这些都是活动公司需要考虑的问题。
西安活动策划公司——西安尚菲庆典礼仪服务有限公司提供各类中大型商业演出活动的策划及执行。公司拥有一支专业策划、设计、执行能力强的精英团队，有丰富的媒体资源和供应商资源。在激烈的市场竞争中靠自身独特的优势，深受业界和客户好评！

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