西安会议策划公司，行业峰会执行必备知识

时间：2021-12-06

2019年已经过去了一半，不少行业都会借助举办行业峰会的机会与各大经销商联络感情，探讨行业发展趋势，顺带商讨接下来的行业发展方针策略。通常这种大型会议活动都是直接交给专业的会议公司来策划执行，会议主办方也可以省不少的事。接下来西安会议策划公司——尚菲文化将为大家介绍一下策划执行行业峰会时需了解的一些事宜，希望能够帮到大家。
首先我们要知道，对于行业峰会来说，会议主办方的性质、背景，会议是否免费，举办峰会的目的，预算和要求等因素都会影响到会议策划方案的实施。
客户愿意参加行业峰会，无非是想从中得到两点：社交和学习。同时，行业峰会的策划方案“要比行业内的人更看得清未来的方向”，在众多企业与嘉宾中“选择对”方向，简单来说要有自己的见解和态度。建议大家在做策划方案前做好以下准备工作：调研行业热点话题、洞察行业趋势、搜集潜在的嘉宾信息。
其次，峰会品牌方的参与决定了一个产品真正影响的群体，并且也决定了“非品牌方”参与的积极性，也是非品牌方愿意赞助一个产品的最根本的因素。因此，策划人员在会前需做好以下工作：收集品牌方全球、国内百强客户信息、电话、邮件、微信等各种方式邀请客户参加峰会、Pitch嘉宾参会、赞助商邀请（强烈建议在邀请品牌方之后执行）。
在策划行业峰会时，先要确定会议主题内容和整场活动预算，再根据这两大因素确定行业峰会的议程、规格和规模。
具体的策划方案出来后，需要做好执行计划确认表，包括项目目标、里程碑、推进计划、实施路径、具体工作任务等。这样一方面便于会议策划者随时掌控活动进度，了解项目各阶段的实施情况和结果交付，也能体现会议公司的专业度和服务，有助于提升用户体验。而科学有效的现场管理也能大大降低现场出错的频率，节省物料和时间。

此外，不要忽视媒体公关的作用，毕竟这也是一个很好的宣传机会，相信没有企业可以拒绝这样的诱惑。同时一定要重视后勤服务，以保障峰会能顺利的举行，提升现场嘉宾的满意度。西安会议策划公司建议从以下几个方面进行：
1、客户信息管理：嘉宾信息登记、通知与签到；
2、供应商管理：负责供应商的洽谈，负责供应商的对接与管理。供应商主要包含：酒店、搭建、同传、录音、速记、摄影、印刷等。
3、物料管理：准备峰会相关物料，会前、会中、会后的物料管理；
4、赞助商服务：赞助商权益的跟踪与落实；
5、峰会现场管理与执行：组织布置峰会室，并确定各项设备、物料、人员的到位情况；
6、人员管理：合理的组织安排会场工作人员，对会场人员进行管理培训。
而且，峰会现场的大部分物料是需要经过设计的，包括大会的背景版、签到台、播放的PPT背景、所有现场露出的物料。设计应兼顾实用、体验和美观，在原则上，实用>体验>美观。
除此之外，以下几个环节也是策划执行人员应注意的：
1、将开幕式气氛策划得活跃一点，务必使会议议程紧凑、连贯，会议时间控制在1~2小时为宜。
2、一定要反复确认参会人员以确保对方有时间参加会议。
3、一般峰会活动在两天左右：前一天的接待晚宴+第二天的正式活动和正式晚宴。会议规模在100人以内，提前两周左右准备即可；100-400人则需提前一个月准备；大于400人的峰会需要预留两个月以上的准备时间。
4、现场执行人员应提前与主持人沟通会议相关事宜，使对方了解整个会议的风格、会议目的、背景、议程和流程。在产品的演示讲解过程中，可以借用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以便与会者更好的理解会议内容。
5、在筹备峰会过程中，要注意：人员分配，场地选择，核心人群，车辆接待以及第三方人员。
A、人员分配：明确每个人员的职责，确保每个人都有一张任务表，总负责人手中有总控表，负责控制所有工作人员的完成情况，保证每个人的工作进度。
B、场地选择：包括住宿、晚宴、会议等场地。执行人员需根据与会人数和预算选择相应的场地，如果人数过多，建议选择体育馆、剧院、会展中心等场所。预定场地时需考虑费用和使用细节，搭建时间，茶歇安排，单独的VIP休息室，有无自助餐？是否可退多余的餐券？客房、晚宴、会场一起订是否有折扣价？同时要提前拿到所有房卡。
C、核心人群：主要是嘉宾邀请工作，执行人员需提前给邀请的嘉宾分好类，VVIP/VIP/嘉宾/媒体等？与VVIP的助理沟通，确保VVIP的工作无失误；与VIP客户（主要是赞助商）沟通时需注意语言技巧。VVIP和VIP客户以及媒体大咖的住宿出行，需以企业高档次安排。
D、车辆接待：VVIP和VIP客户需安排专人专车接送，接送普通嘉宾和媒体的车要分开，同时必须保证每辆车的等待时间不超过30分钟。还需计算路上的时间以及嘉宾和媒体抵达时间。
E、第三方人员：
（1）礼仪：提前培训，并且准备好服装，妆容（包括发型、眼影、眼线、唇彩、指甲油、耳环、项链、发饰等）要统一。礼仪彩排需根据不同的活动进行彩排，颁奖环节需要拿东西上台，注意这一环节需仔细彩排。
（2）保安：服装、身材、发型都要统一。酒店门口接车、会议现场、晚宴外场、VVIP休息室到会议现场的通道、以及会议席那场临时办公室门口，都需要安排保安。
（3）主持人：对于带团队的大咖要当成VIP级别团队接待；服装多由会议主办方提供或者由主持人自己准备；彩排要串全场；一定要有手卡，手卡上的字要事先让他确认能看见，同时，有题词屏的话，题词屏也是要放串词的。同时要安排一位工作人员专门与主持人联系。
大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点，西安会议策划公司——西安尚菲提供一套专业的全流程解决方案，贯穿会前、会中、会后，为会务组节省心力、提高效率，并优化参会者的参会体验。
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