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西安会议策划公司,会议承办方要注意什么?

时间:2021-12-06

社会经济的发展为国内企业承办各种大型国际会议活动提供了可能,也有越来越多的年轻人投入到会议策划执行的大潮中。然而一场会议从前期策划、会前准备到现场执行、会后服务,要花费不少功夫,可没有那么简单。接下来西安会议策划公司——尚菲文化就来和大家聊一下会议承办方在会议中要注意的问题吧。
在聊到这个话题前,可能很多人都分不清主办方、承办方和协办方吧。其实也不难,主办方是有权举办某项活动的机构,即发起展览会或会议,论坛的单位或个人。承办方指负责活动方案实施的一方,通常受雇于主办方。组委会是组织委员会的简称,主要负责一项活动的组织和统筹活动。协办方指由主办方找来的出钱赞助或者挂名的支持单位。
简单来说,主办方就是主办活动的单位,承办方则具体负责活动项目实施,协办方则负责协助办理活动。一般情况下大多数活动都是承办方策划办理的,有时为了使活动更有权威和影响力,会找上级部门或主管部门作为主办方,再找几个协办方来降低活动成本。
下面言归正传,回到我们今天所要聊的话题:一场会议中会议承办方要负责哪些工作呢?
1、会前:
(1)与会议主办方洽谈相关事宜。
提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并为会议主办方制定出完备的会议预案书。
(2)派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、玩等相关情况。
(3)确定方案,签订合同,预付定金。
2、会中
(1)会议接待:由专人负责机场/车站的礼仪、接站、攻关等服务。同时提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
(2)会前准备:准备好会议所需要的会议资料、会议用品、会议演讲稿等相关物品。
(3)会议场所:派专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
(4)会议住宿:确认房间楼层及房间号,询问客户是否有其他要求。
(5)会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
(6)会议旅游:旅游线路行程、用车、导游、是否增加景点等相关信息的确认。
(7)会议游玩:消费形式、消费标准、游玩地点的确认。
(8)会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
3、会后
(1)结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,派专人与客户进行核对并结帐。
(2)资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

 
西安会议策划公司表示,在具体实施过程中,会议承办方还要注意以下几点:
(1)明确会议主题和会议目的。
(2)会前一定要完善信息的采集与分析。包括了解客户的需求、会议的出席者、媒体、预算,分析自身的不足等。此外,作为会议承办方,一定要提前了解会议涉及的行业、专业术语和行业整体趋势等相关信息,这样才不至于闹出笑话。
(3)在内容和形式上不断创新。
(4)制定周密的计划,将每一项环节如何实施细化到每一个细节,策划方案要有可操作性。同时要提前考虑到各种意外情况,做好应急预案,以防万一。会后一定不要忘记进行追踪和客户反馈。
(5)严格按照计划表上的流程进行,活动现场实施严格的现场管理。同时,现场负责人要有随机应变的能力。
(6)会后不要忘记总结本次会议的经验和教训,包括:有无创造性的规划;积极的谈判和交流的技巧;规范的操作和财务管理;良好的包装和系统的反馈。自己为客户提供了多少价值?本次会议自己都获得了哪些东西?与会者的反应如何?明年还会参加由你承办的类似的会议吗?之后要做的就是不断反思自己,及时作出调整和修正。
(7)客户至上,一定要保证整场会议活动的质量,不要为了省钱而牺牲了会议的品质。但是合理地控制会议预算也是很有必要的。作为会议承办方一定要学会分析并合理地使用预算。
另外,现代多媒体技术的广泛应用为会议举办提供了极大的便利,作为会议承办方真正让这些技术服务于人,提升与会者的参与感和体验感。
(8)保证整场会议内容充实,前期要与会议主办方进行清晰而明确的沟通。
总之,承办一场大型会议极其复杂,作为负责人要考虑周全,灵活应变。西安会议策划公司——西安尚菲可以为您提供一套专业的全流程解决方案,贯穿会前、会中、会后,为会务组节省心力、提高效率,并优化参会者的参会体验。
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